Toepassingsgebied
Deze privacyverklaring van Heemkring Hoghescote vzw past in de wetgeving rond Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR). Ze legt vast op welke wijze deze regelgeving binnen de organisatie wordt toegepast, en is als dusdanig onderdeel van de kwaliteitswerking van Heemkring Hoghescote.
Volgens de statuten heeft de vereniging als doel de studie van de regionale en lokale heemkunde in al haar aspecten, alsook het uitbouwen van een heemkundig documentatiecentrum. Meer algemeen: het onderzoek naar lokale en regionale geschiedenis bevorderen, stimuleren, promoten, cultiveren, uitdiepen en zichtbaar maken voor het grote publiek.
Algemeen zijn er 2 soorten gegevens te onderscheiden: gegevens over abonneeleden, deelnemers en medewerkers en collecties en archieven met historische gegevens. De interne processen staan garant voor een correcte behandeling van deze gegevens. De heemkring doet alles wat redelijk mogelijk is om de gegevens te beschermen en de privacy van personen te vrijwaren.
Gegevens over abonneeleden, deelnemers en medewerkers.
Gegevens over abonneeleden worden gebruikt in de relatie met deze abonneeleden: het afleveren van het tijdschrift via eigen dragers of via de post, het innen en beheren van de lidgelden en de boekhoudkundige verwerking van de betalingen, de hernieuwing van het lidmaatschap, correspondentie met de abonneeleden, aanmaken van lidkaarten en etiketten. Het gaat om essentiële contactinformatie: naam, aanspreektitel, adres, type lidmaatschap, e-mailadres en telefoonnummer. Door betaling van het lidgeld wordt toestemming gegeven tot gebruik van deze gegevens voor het gestelde doel.
Gegevens over deelnemers aan activiteiten omvatten contactinformatie, en bij voorkeur ook E-mailadres en telefoonnummer. Deze gegevens worden gebruikt voor de organisatie van de activiteiten, voor het afsluiten van desbetreffende verzekeringen, voor deelnemerslijsten, en voor correcte inning van het deelnemingsgeld en de boekhouding hiervan. In uitzonderlijke gevallen wordt informatie over de identiteitskaart en het rijksregisternummer gevraagd, voor zover de organisatie van de activiteit dit noodzaakt, of gegevens over speciale wensen of voorkeuren (vb. allergieën bij maaltijden). Van bezoekers worden naam, tijdstip, duur en doel van het bezoek ingeschreven in het bezoekersregister. Tijdens activiteiten kunnen foto’s worden gemaakt van groepen van deelnemers, voor gebruik in verslagen, in het tijdschrift of voor archivering. Door zijn inschrijving geeft de deelnemer zijn toestemming tot het gebruik van deze gegevens voor het gestelde doel.
Gegevens over de vrijwillige medewerkers, inclusief bestuursleden, omvatten ruime contactinformatie met e-mailadres, telefoonnummers en andere elektronische identificatie, rijksregisternummer en bankrekeningnummer, ten einde vlotte en effectieve communicatie mogelijk te maken, in functie van verplichte en vrije verzekering van de werking, in verslagen van vergaderingen en voor terugbetaling van gemaakte kosten. Door ondertekening van de vrijwilligersverklaring wordt toestemming gegeven voor dit gebruik van deze gegevens. Bovenstaande gegevens worden door bestuursleden (vrijwilligers) verzameld, bewaard of bewerkt in lijsten, eventueel in samenwerking met bevriende verenigingen, in functie van het geschetste doel, met als objectief om de werking van de heemkring op een effectieve en efficiënte manier te ondersteunen. Vermits het gebruik van deze gegevens bestuursdaden betreft (verzenden van tijdschriften, opzetten van activiteiten, verzekeringen, enz.), worden ze bewaard, minstens voor de duur van de betrokken werking, en voor onbepaalde duur gearchiveerd. Dit moet de vereniging toelaten om zijn wettelijke verplichtingen te kunnen waarmaken, bijvoorbeeld ingeval van betwisting achteraf, en omwille van het gerechtvaardigd belang van de vereniging. Er worden geen andere persoonlijke gegevens verzameld noch bewaard. Elkeen heeft het recht op inzage in of verbetering van de gegevens die over hem of haar worden verzameld, op eenvoudig verzoek. Het wettelijk recht op verwijdering wordt toegepast mits een schriftelijk aangetekend schrijven aan de vereniging, en kan alleen voor zover de te verwijderen gegevens niet de overeengekomen dienstverlening of wettelijke verplichtingen van de vereniging verhinderen.
Collecties en archieven met historische gegevens.
Het documentatie- en studiecentrum herbergt tal van historische gegevens en documenten. Het gaat om vele boeken, tijdschriften, voorwerpen, artikelen, kranten en krantenartikels, rouwbrieven, doopprentjes, documenten burgerlijke stand (ouder dan 100 jaar), parochieregisters, telefoonboeken, documenten allerlei, enzovoort. In een aantal gevallen is Heemkring Hoghescote eigenaar, maar soms zijn deze in bewaring gegeven. Veel van dit materiaal is publiek (gepubliceerd). Deze documenten en de hierin vermelde gegevens worden opgenomen in inventarislijsten, en bewerkingen voor ordening en catalogisering, met als doel om opzoekingen mogelijk te maken op een gestructureerde wijze. Deze opzoekingen kunnen gebeuren door eigen medewerkers, of door derden, bezoekers van het documentatie- en studiecentrum, vaak historische onderzoekers of familieleden van personen die vermeld zijn in deze documenten. De inventarislijsten en bewerkingen bevatten geen andere persoonsgegevens dan deze eventueel vermeld in de betreffende documenten, die als bron fungeren. De inventarislijsten van de historische gegevens bevatten informatie over de toegangsregels tot deze documenten. Dit kan gaan van onbeperkte toegang, over beperkte toegang, bijvoorbeeld voor bepaalde categorieën van onderzoekers, tot geen toegang. De betreffende documenten zijn zelf ook als dusdanig gemarkeerd met een duidelijk etiket. Zie de procesbeschrijvingen. Gepubliceerde documenten zijn steeds onbeperkt toegankelijk. Consultatie van de gegevens is onderworpen aan de richtlijn ‘Gebruik van diensten van het Documentatie- en Studiecentrum van Heemkring Hoghescote vzw’, welke ook voorziet in toegangsregels tot de documentatie.
Bescherming van de gegevens – Verwerkingsverantwoordelijke.
Alle documenten en voorwerpen worden bewaard in het gebouw van het Erfgoedcentrum Hoeve Van Paesschen in Kapellen, de lokalen ter beschikking van Heemkring Hoghescote. Dit gebouw is beveiligd. Bij afwezigheid van eigen medewerkers zijn alle deuren en ramen gesloten en op slot. Er is elektronische toegangscontrole tot het gebouw, met gepersonaliseerde badges. Er is een beperkt aantal sleutels in omloop. De elektronische gegevens en bewerkingen worden bewaard op de computers van Heemkring Hoghescote, die beveiligd zijn door een paswoord. Op frequente tijdstippen worden meerdere backups genomen van alle gegevens, die zich bevinden in het gebouw, maar om veiligheidsredenen ook op locaties buiten het gebouw. Personen vreemd aan de heemkring, maar ook alle eigen medewerkers, markeren hun aanwezigheid te allen tijde in het bezoekersregister. De betrokken medewerkers hebben een vrijwilligersverklaring ondertekend. De meeste computers van de heemkring bevinden zich in een netwerk, dat verbonden is met een erkende publieke netwerkoperator, sommige zijn niet verbonden. De archiefgegevens zijn normaal niet toegankelijk via internet. Operationele gegevens zijn wel toegankelijk in de cloud via een erkende operator, maar enkel voor de eigen medewerkers-bestuursleden, met bescherming via paswoord. Hetzelfde geldt voor E-mail.
De operatoren zijn: Internettoegang: Proximus (business services) – e-mail: Gmail van Google – Cloudoplossing: one.com basisabonnement – Tijdschriften: Issuu. De computers en het netwerk, alsook de cloudoplossing worden ingericht en onderhouden door de verwerkingsverantwoordelijken (Data Processing Operator), bestuursleden, dit zijn vrijwillige medewerkers van de vereniging, verantwoordelijk voor dat thema. Eindverantwoordelijke is de voorzitter van de vereniging. Alle medewerkers van de heemkring worden via regelmatige informatiesessies voldoende opgeleid en geïnformeerd over het belang van deze maatregelen. Aanpassingen en incidenten worden verwerkt in het register van de kwaliteitswerking.
Publicaties via artikels, boeken, tentoonstellingen, website of andere.
Onderzoekers, die voor hun onderzoek gebruik maken van gegevens uit het documentatie- en studiecentrum, worden geacht steeds de bron te vermelden in hun onderzoeksrapporten en publicaties. Ingeval van publicatie, hetzij door onderzoekers of door de vereniging zelf, in boeken, artikels, tentoonstellingen, website of andere, gelden steeds volgende regels:
– vermelding van de bronnen, bij voorkeur de originele bronnen.
– de auteur is steeds zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de publicaties.
– de auteur moet alle redelijke inspanningen doen om alle rechten te vrijwaren, zoals het auteursrecht, vertrouwelijkheid, privacy, of alle andere wettelijke verplichtingen.
– tenzij er een expliciete overeenkomst is tussen de heemkring en de auteur, kan de heemkring onder geen enkel beding verantwoordelijk worden gesteld voor de inhoud van een publicatie of voor schade van gelijk welke aard, als gevolg van zulke publicatie.
Vragen of klachten
Voor alle vragen, opmerkingen of klachten kan elkeen steeds terecht bij Heemkring Hoghescote. Hierop zal steeds binnen een redelijke termijn geantwoord worden – Heemkring Hoghescote vzw – ter attentie van de voorzitter – Van Paesschendreef 3 – 2950 Kapellen – info@heemkring-hoghescote.be