Gebruik van diensten van het Documentatie- en Studiecentrum Heemkring Hoghescote vzw.
De toegang tot de diensten van het Documentatie- en Studiecentrum van Heemkring Hoghescote vzw is als volgt geregeld:
1. De leeszaal is gratis toegankelijk voor opzoekingen door belangstellenden:
• de derde dinsdag van de maand tussen 10 uur en 12 uur.
• na afspraak.
Voor dringende of langdurige opzoekingen kan eventueel contact opgenomen worden met de voorzitter per e-mail om een andere dag af te spreken.
2. Elke bezoeker dient zich telkenmale in en uit te schrijven in het aanwezigheidsregister met vermelding van uur van aankomst en vertrek en de reden van zijn bezoek. Hierdoor erkent en aanvaardt hij deze richtlijn. Bezoekers hebben alleen toegang tot de leeszaal en niet tot de archiefruimten.
3. Het documentatiemateriaal is ter inzage beschikbaar. Het uitlenen van documentatiemateriaal kan niet toegestaan worden.
Persoonsgegevens uit akten en registers, die meer dan 100 jaar geleden afgesloten zijn, zijn vrij toegankelijk voor opzoekwerk (uitzondering: 120 jaar voor gegevens uit bevolkingsregisters). Recentere gegevens kunnen alleen maar verstrekt worden conform de wettelijke bepalingen rond privacy, aan directe familieleden, mits zij hun verwantschap aantonen, en desgevallend mits schriftelijke toelating van de betrokkene(n). De onderzoeker is zelf verantwoordelijk om bij het gebruik van deze persoonsgegevens de privacyregels strikt te respecteren.
4. Inscannen of fotokopiëren van archiefstukken (maximaal formaat A4) is toegestaan tegen de betaling van:
• € 0,10 per kopie voor leden van Hoghescote, op vertoon van lidkaart.
• € 0,20 per kopie voor niet-leden van Hoghescote.
5. Opzoekwerk door vrijwilligers van Heemkring Hoghescote kan schriftelijk (of via e-mail) worden aangevraagd, mits een nauwkeurige omschrijving van de gevraagde informatie. Een kort vooronderzoek, dat gratis is, zal uitsluitsel geven over de haalbaarheid van het opzoekwerk. Per zoekopdracht is een forfaitaire kostprijs voorzien van € 5, op voorhand te betalen via overschrijving, met inbegrip van het maken en elektronisch verzenden van maximaal 10 ingescande A4-kopies. Het tarief voor bijkomende kopieën is zoals hoger vermeld. Indien er extra kosten nodig zijn, worden die op voorhand afgesproken en aangerekend. De vereniging houdt zich het recht voor om aanvragen tot opzoeking te weigeren of zich te beperken tot faciliteren.
6. De bezoekers dienen de stilte in de leeszaal te bewaren om andere bezoekers niet te storen. In het gebouw is een absoluut rookverbod van kracht.
7. De computer en andere aanwezige toestellen mogen alleen door de bestuursleden van Heemkring Hoghescote bediend worden. Op aanvraag is er wifi-toegang tot internet mogelijk via de eigen laptop of tablet.
